Digital Workplace, darauf sollten Unternehmen bei der Umstellung achten!

In einer zunehmend digitalisierten Welt ist der Begriff “Digital Workplace” nicht mehr nur eine visionäre Idee, sondern eine strategische Notwendigkeit für Unternehmen, die mit den Anforderungen der modernen Arbeitswelt Schritt halten möchten. Doch was verbirgt sich genau hinter diesem Konzept, und welche Hürden müssen Unternehmen bei der Implementierung überwinden? Wie kann die HWS-Gruppe als IT-Dienstleister bei der Umsetzung eines digitalen Arbeitsplatzes helfen? All diese Fragen werden im Folgenden beleuchtet.

Was ist ein digitaler Arbeitsplatz und wie setzt er sich in der Praxis zusammen?

Ein digitaler Arbeitsplatz umfasst eine Vielzahl digitaler Werkzeuge, die Mitarbeitern eines Unternehmens zur Verfügung gestellt werden, um ihre Arbeit in einer innovativen, flexiblen und effizienten Umgebung zu erledigen. Dies kann von einheitlichem Mobile Device Management bis hin zu Lösungen für “Bring your own device”-Strategien, von Tools für die digitale Zusammenarbeit bis zur Integration von Core-Systemen reichen. Die HWS-Gruppe als IT-Dienstleister unterstützt Unternehmen dabei, maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln und zu implementieren, die ihren spezifischen Anforderungen entsprechen.

Die Rolle des digitalen Arbeitsplatzes in der Unternehmensstrategie

Der digitale Arbeitsplatz spielt eine zunehmend zentrale Rolle in der Unternehmensstrategie. Er ermöglicht nicht nur eine effizientere Zusammenarbeit und Prozessoptimierung, sondern trägt auch zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und -produktivität bei. Unternehmen, die in Digital Workplace investieren, profitieren von einer erhöhten Kundenzufriedenheit, Prozessintegration, schnelleren Informationszugriff, Effizienzsteigerung und Kostensenkung sowie besserer Sicherheit und Compliance.

Investitionsgründe und Potenziale

Die Investition in einen digitalen Arbeitsplatz ist nicht nur eine technologische Notwendigkeit, sondern auch eine strategische Entscheidung, um wettbewerbsfähig zu bleiben und talentierte Mitarbeiter anzuziehen. Studien zeigen, dass Unternehmen, die in digitale Arbeitsplatzlösungen investieren, profitabler und attraktiver für Fachkräfte sind. Dies liegt vorallem auch am wachsenden Anteil der Generation Y und X am Arbeitsmarkt. Diese sehr digital-affine Generation wählt bewusst Arbeitgeber mit modernen und zukunftssicheren Arbeitsweisen. Durch ein modernes und effizientes Arbeitsumfeld (verbraucherähnlicher Computerumgebung) wird die Zufriedenheit der Mitarbeiter sichergestellt, was letztendlich der Effizienz des Unternehmens sowie der Attraktivität als Arbeitgeber zugutekommt. Die Ergebnisse der Studie zeigten ebenso, dass Unternehmen, die als profitabler als ihre Konkurrenz angesehen werden, zu 88 % mindestens eine Komponente eines Digital Workplaces eingeführt haben. Die am häufigsten vertretenen Komponenten sind Tools für die digitale Zusammenarbeit und die Analyse ihrer Geschäftsdaten. Bei der Implementierung eines Digitalen Arbeitsplatzes müssen technische Rahmenbedingungen mit betriebswirtschaftlichen Zielen in Einklang gebracht werden, hier setzen wir als IT-Dienstleiser an und stellen dies als kompetenter Berater sicher. Die Themenbereiche werden auf dieser Grundlage segmentiert und strukturiert. Ein konkretes Beispiel für die Segmentierung könnte wie folgt aussehen: Im Falle eines auf Microsoft basierenden Arbeitsplatzes mit Microsoft 365 ergeben sich beispielsweise folgende Systemlandschaften und Tools:

Informationsveröffentlichung & Content Service Platform (Publishing Intranet): SharePoint Online Kommunikationsseiten, Viva Engage Social Plattform, Teams Intranet (SharePoint Online) Integration, Forms

Zusammenarbeit & Content Service Platform (Workstream Collaboration & Communication): Microsoft Teams als Workstream Collaboration Produkt, SharePoint Teamsites für langfristige und strukturierte Zusammenarbeit, Austausch in Interessens- und Wissensgruppen durch Viva Engage (Knowledge Communities), Aufgabenverwaltung anhand von Microsoft Planner

Zusammenarbeit & Content Service Platform (Dokumentenmanagement): SharePoint Online Metadatenstrukturen, Organisationsrichtlinien für Dokumentenmanagement, Implementierung von Digitalen Akten.

Produktivitätsdienste & Digitale Verarbeitung: Power Automate für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen, PowerApps für die Bereitstellung umfangreicher Formulare für Mitarbeiter.

Die HWS-Gruppe bietet ihrem Unternehmen eine umfassende Beratung und Implementierungsdienstleistung, um Sie bei der Realisierung ihres digital Workplace-Projekt zu unterstützen.

Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Implementierung

Die erfolgreiche Umsetzung eines digitalen Arbeitsplatzes erfordert klare Rahmenbedingungen und eine ganzheitliche Strategie. Dazu gehören unter anderem die Berücksichtigung eines responsiven Designs, die Definition von Core-Systemgrenzen, die Festlegung von Kommunikationskanälen und die Einbindung der Unternehmenskultur. Die HWS-Gruppe arbeitet eng mit Ihrem Unternehmen zusammen, um maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln, die ihren individuellen Anforderungen gerecht werden.
Die Einführung eines Digitalen Arbeitsplatzes erfordert eine Reihe von Rahmenbedingungen, um erfolgreich zu sein. Hier sind einige wichtige Punkte:

Klare strategische Ausrichtung: Es ist entscheidend, dass das Unternehmen eine klare Vision und Strategie für die Einführung des Digital Workplace hat. Dies sollte sich mit den langfristigen Geschäftszielen und der Unternehmenskultur in Einklang befinden.

Führung und Management-Unterstützung: Die Führungsebene des Unternehmens muss das Projekt unterstützen und aktiv daran teilnehmen, um die Akzeptanz und Umsetzung im gesamten Unternehmen zu fördern.

Geeignete Infrastruktur und Technologie: Das Unternehmen muss über die erforderliche IT-Infrastruktur verfügen, um den Digital Workplace effektiv zu implementieren und zu unterstützen. Dazu gehören robuste Netzwerke, ausreichende Speicherkapazitäten und die Verfügbarkeit von geeigneter Software.

Schulung und Weiterbildung: Die Mitarbeiter müssen in der Lage sein, die neuen Technologien und Arbeitsweisen zu verstehen und effektiv zu nutzen. Daher sind Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen für alle Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung.

Sicherheit und Datenschutz: Der Digital Workplace muss sicher sein und den Datenschutzrichtlinien entsprechen. Dies erfordert angemessene Sicherheitsmaßnahmen und Richtlinien für den Umgang mit sensiblen Daten.

Changemanagement: Die Einführung eines Digitalen Arbeitsplatzes kann Veränderungen in den Arbeitsabläufen und der Unternehmenskultur mit sich bringen. Ein effektives Changemanagement ist erforderlich, um Widerstände zu minimieren und die Akzeptanz der Veränderungen zu fördern.

Kontinuierliche Evaluierung und Anpassung: Die Einführung des Digital Workplace ist ein iterativer Prozess. Es ist wichtig, den Fortschritt kontinuierlich zu evaluieren und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht werden.

Indem diese Rahmenbedingungen berücksichtigt werden, kann ein Unternehmen eine erfolgreiche Einführung des Digitale Workplace sicherstellen und die damit verbundenen Vorteile maximieren.

Hürden und Risiken

Trotz der zahlreichen Vorteile birgt die Implementierung eines digitalen Arbeitsplatzes auch Herausforderungen und Risiken. Dazu gehören technologische Hürden, unklare Rahmenbedingungen und fehlende betriebswirtschaftliche Sinnhaftigkeit. Die HWS-Gruppe unterstützt Unternehmen dabei, diese Herausforderungen zu überwinden und sicherzustellen, dass ihre digitalen Arbeitsplatzprojekte erfolgreich sind.

Widerstand gegen Veränderungen: Mitarbeiter könnten sich gegen die Umstellung auf neue digitale Tools und Prozesse sträuben, insbesondere wenn sie bereits mit den bestehenden Systemen vertraut sind.

Sicherheitsrisiken: Mit der Einführung neuer digitaler Plattformen und Tools können auch Sicherheitsrisiken einhergehen, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz, Datenverlust oder Cyberangriffe.

Kosten: Die Implementierung eines Digital Workplace erfordert in der Regel beträchtliche Investitionen in Software, Hardware, Schulungen und Support.

Komplexität: Die Integration verschiedener Systeme und die Gewährleistung ihrer reibungslosen Funktion können komplex sein, insbesondere wenn bestehende Systeme nicht miteinander kompatibel sind.

Schulungsbedarf: Mitarbeiter müssen möglicherweise geschult werden, um die neuen digitalen Tools und Prozesse effektiv nutzen zu können. Dies erfordert Zeit und Ressourcen.

Kulturelle Veränderungen: Die Einführung eines Digital Workplace kann auch eine Veränderung der Unternehmenskultur erfordern, weg von traditionellen Arbeitsweisen hin zu mehr Flexibilität, Zusammenarbeit und Technologieorientierung.

Ausfallsicherheit: Abhängig von der Zuverlässigkeit der digitalen Infrastruktur können Ausfälle auftreten, die die Produktivität beeinträchtigen.

Datenschutz und Compliance: Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die Datenschutz- und Compliance-Anforderungen einhalten, insbesondere wenn sensible Daten über digitale Plattformen ausgetauscht werden.

Um diese Hürden und Risiken zu minimieren, ist eine sorgfältige Planung, Schulung der Mitarbeiter, Investition in Sicherheitsmaßnahmen und kontinuierliche Anpassung der digitalen Strategie erforderlich. Es ist auch wichtig, die Mitarbeiter in den Umstellungsprozess einzubeziehen und offen für Feedback und Anpassungen zu sein. Bei diesen Herausforderungen unterstützen wir Sie gerne. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch.

Fazit:

Die Digitalisierung des Arbeitsplatzes bietet Unternehmen enorme Potenziale zur Steigerung der Effizienz, Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit und Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit. Mit der Unterstützung eines erfahrenen IT-Dienstleisters wie der HWS-Gruppe können Unternehmen sicherstellen, dass ihre digitalen Arbeitsplatzprojekte erfolgreich sind und langfristig einen Mehrwert schaffen.