Jeder kennt sie zumindest vom Namen her – und die meisten Unternehmen setzen sie ein: Die Office-Pakete von Microsoft. Noch immer begegnen wir Firmen, die auf on-premise-Versionen des Marktführers anstatt auf die cloudbasierten Lösungen Office 365 oder Microsoft 365 setzen. Besonders die globale Krise, die seit vergangenen März viele Unternehmen in das Homeoffice gezwungen hat, zeigt, wie wichtig vernetzte Programme und damit Mitarbeiter sind. Wir unterstützen Unternehmen sowohl bei der Einführung von Office 365- als auch von Microsoft 365-Paketen und möchten daher mit dem Mythos aufräumen, Office 365 sei “nur die Cloud-Version zum normalen Office-Paket”.
Wann die Nutzung von Office 365 Sinn macht
Ursprünglich war eine Office-Suite ganz pragmatisch zum Erfüllen alltäglicher Büroarbeiten gedacht – von der Erstellung eines Briefs (MS Word), der Auswertung einer Tabelle (MS Excel) bis hin zur Kommunikation nach außen (MS Outlook). Heute muss ein Office Bundle viel mehr erfüllen: Es bietet verschiedene Möglichkeiten, miteinander zu interagieren und kommunizieren (z. B. Skype for Business, MS Teams oder Yammer) – sowohl in kleinen Teams, als auch mit dem ganzen Unternehmen. Besonders remotes Arbeiten zeigt, wie wichtig die digitale Bereitstellung und der Austausch von Informationen innerhalb eines Unternehmens geworden sind.
Bereits zuvor haben viele Firmen über die Jahre hinweg ihre Office Suite durch weitere Programme ergänzt. Oftmals handelte es sich hierbei um einen bunten Strauß an Anbietern und Lösungen. Eine Kommunikation der Einzelsysteme untereinander war nur bedingt möglich und hat die Einführung einer einheitlichen Unternehmenskommunikation im besten Fall erschwert, im schlimmsten verhindert.
Als größter Anbieter auf dem Markt hat Microsoft hat dieses Potenzial erkannt und bietet daher Unternehmen nun – je nach Lizenz Modell – die Möglichkeit diversen Ansprüchen einer vernetzten Welt gerecht zu werden. Besonders bei internationalen Teams waren derartige vernetzte Lösungen schon lange gefragt. Doch auch kleinere und mittelständische Unternehmen erkennen zunehmend den Wert, wenn alle Anwendungen miteinander kommunizieren und Daten austauschen können.
Implementieren einer neuen Office-Suite – aber nur richtig
Natürlich möchten wir Ihnen nicht dazu raten, die Microsoft 365 Suite zu installieren, nur um sie installiert zu haben. Wie jede andere Softwareeinführungen müssen auch hier wichtige Vorüberlegungen getroffen werden:
- Welche Ziele verfolge ich mit der Einführung eines neuen Interaktions- und Kommunikationsmodells?
- Welche Einzelanwendungen benötige ich für mein Unternehmen tatsächlich? In welcher Reihenfolge beginne ich dann die Implementierung? Und wie kann ich meine Mitarbeiter bei der Einführung bestmöglich mitnehmen?
- Der Weg in die Cloud: Wie gut bin ich dafür bereits gerüstet? Welche Sicherheitsmaßnahmen muss ich bedenken? Wie steht es hierbei um die DSGVO? Private, Public oder doch lieber hybrid?
Über diese Dinge sollten Sie auf jeden Fall vor einer Einführung zunächst mit Ihrem Service-Anbieter sprechen. Dieser hat aufgrund der jahrelangen Erfahrung im Bereich MS-Implementationen das nötige Know-how, um Sie hier bestmöglich beraten zu können.
Der Unterschied zwischen Office 365 und Microsoft 365
Schon lange werden beide Begriffe insbesondere von IT-Laien als Synonyme verwendet – und damit unbewusst verwechselt. Mit Ankündigung von Microsoft, dass die Anwendungen für Privatpersonen und KMUs nun auf Microsoft 365 umgestellt werden, war die Verwirrung dann aber gänzlich perfekt. Die Unterscheidung in der Benennung zwischen Office und Microsoft bleibt also nur für größere Unternehmen bestehen. Genaueres dazu erklären wir Ihnen weiter unten.
Vereinfacht gesagt, handelte es sich bei der Einführung von Office 365 zunächst um die cloudbasierte Office-Suite, die ebenfalls Kollaborationstools wie Sharepoint, Teams oder Skype for Business umfassen kann – je nach Paketwahl. Microsoft 365 umfasst ebenfalls die Office-Suite, jedoch wurde in dieses Abonnement auch eine Windows 10-User-Lizenz sowie das Enterprise Mobility & Security integriert. Microsoft 365 bietet Ihnen damit ein Rund-um-Sorglos-Abonnement aus dem Hause Microsoft – vom Betriebssystem, über das Office-Paket hin zur Sicherheits- und Useradministration. Dies ermöglicht Ihnen – im Gegensatz zu den Office 365-Angeboten – eine integrierte effiziente Nutzerverwaltung auf allen Ebenen. Und somit reduzieren Sie Ihren Aufwand erheblich.
Folgende Abbonements für Businesskunden sind von der Namensänderung betroffen:
- Office 365 Business Essentials wurde zu Microsoft 365 Business Basic
- Office 365 Business Premium wurde zu Microsoft 365 Business Standard
- Microsoft 365 Business wurde zu Microsoft 365 Business Premium
- Office 365 Business wurde zu Microsoft 365 Apps for Business
- Office 365 ProPlus wurde zu Microsoft 365 Apps for Enterprise
Wenn Sie eines dieser Pakete bereits bei sich installiert haben, werden Ihre Mitarbeiter außer der Namensänderung keine Unterschiede festestellen. Sie haben noch immer den gleichen gebuchten Programme und den selben Leistungsumfang sowie dieselben Abonnementkosten. Interessant ist hierbei jedoch, dass diese Microsoft-Bundles großteils ohne Windows 10 Enterprise-Lizenzen verkauft werden. Also klassische Office-Pakete sind.
Lediglich im Enterprise Sektor sind die Office-Pakete noch als solche benannt und werden weiterhin als Produkte neben der Microsoft 365-Linie angeboten – also ohne oder mit Windows 10 Enterprise-Lizenz.
Fazit
Für KMUs stellt sich künftig die Frage nicht mehr, ob Office 365 Business oder Microsoft 365 Business. Hier kommt es auf die Wahl des richtigen Bundles an, ob klassische Microsoft 365-Leistungen abgedeckt werden oder ob es sich tatsächlich “nur” um Office-Pakete handelt. Enterprises können noch immer dem Namen nach entscheiden.
Egal, ob Sie eine Business oder Enterprise Lösungen suchen: Sie sollten die Wahl des Pakets von Ihrem tatsächlichen Ziel und Nutzen abhängig machen. Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir eine Roadmap, die genau zu Ihrem Unternehmen, dem Stand Ihrer Unternehmens-IT sowie Ihren Zielen passt. By the way: Die Microsoft-Bundles lassen sich auch kombinieren. So sind Sie maximal flexibel und können Ihrem individuellen Mitarbeiter die Tools zuordnen, das er oder sie benötigt.
